Daternschutzerklärung
Mit folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns im Zusammenhang mit der Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- bzw. Videoaufnahmen sowie über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sofern diese für eine Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen personenbezogene Daten erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig.
Wird uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt (z. B. Weitergabe an Dritte, Werbung und Marketing), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Überdies fragen wir – zusätzlich zu der nachfolgend erläuterten gesetzlichen Erlaubnis – immer dann nach Ihrem Einverständnis, wenn uns dies mit verhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Dies ist bei großen Veranstaltungen leider nicht immer möglich.
Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten sowie zur Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegebenenfalls werden wir unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.
Erstellte Bild-, Ton- und Film-Daten dienen z. B. als Dokumentations-, Informations-, Werbungs-, Referenz- und Anschauungsmaterial sowohl auf Veranstaltungen, Messen als auch auf den Webseiten, Social-Media-Kanälen, Bild-Datenbanken, Printmedien, Plakaten, Bewegtbildangeboten und sonstigen Medien oder der Presse. Sofern durch Sie als Vertragspartei uns die Nutzungs- & Veröffentlichungsrechte gewährt wurden, dient die Veröffentlichung der werbewirksamen Außendarstellung unseres Unternehmens im Internet. Der Veröffentlichungszeitraum sowie die Zielpräsenzen werden dem Betroffenen im Rahmen in der Veröffentlichungsoption im Vertrag mitgeteilt.
Kategorien & Quellen Personenbezogener Daten
Wir verarbeiten nur solche Kontakt-Daten, die mit der Vertragsbegründung bzw. den vorvertraglichen Maßnahmen in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zur Person bzw. Personen des Unternehmens sein (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Alter, besonderes Datum, etc.) sowie ggf. weitere Bild-, Ton- & Film-Daten, die uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermittelt werden oder die bei der Erfüllung unserer vertraglicher Zwecke durch uns oder einem beauftragten Dienstleister entstehen. Soweit sich aus Ton- & Bild- oder Film-Daten Hinweise auf ethnische Herkunft, Religion, Standort oder Gesundheit ergeben (z.B. Hautfarbe, Kopfbedeckung, Brille, Behinderung), verarbeiten wir auch diese.
Dauer der Datenspeicherung
Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages und Pflichten oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
Bild- Ton- & Film-Daten werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert nach 15 (fünfzehn) Jahren gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung, Rechte-Wahrung und Vermarktung nicht mehr erforderlich sind, soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht und sofern diese unter unserer Kenntnis gespeichert, verarbeitet und verbreitet werden.
Empfänger der Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Anbieter von Internetdienstanbieter sowie Anbieter von Mitarbeitermanagementsystemen und -software.
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein: Buchhalter, Steuerberater, Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung unmittelbar erforderlich ist, wie z.B. Dienstleister für Versand (Post), Printprodukte (Flyer, Abzüge, Alben ...), Datentransfers (z. B. Online-Galerien ...), Web+Print-Gestaltung (Werbe- & Designagenturen), Foto-Datenbanken (iStock, Fotolia, etc. ), Presse & Redaktionen und international operierende Social Media-Anbieter (Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest ...) sowie Foto-Datenbanken. Sofern die Dienstleistung externer Dienstleister (Fotograf, Videograf ... ) in Anspruch genommen wurde, erhalten wir von diesem/n die Bild-, Ton und/oder Film-Aufnahmen.
Übermittlung in ein Drittland
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) oder an eine internationale Organisation findet nur statt, soweit dies zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine Einwilligung (Nutzungsrechte an Bild-, Ton- Film-Aufnahmen) erteilt haben. Zu den Empfängern können in diesen Fällen u. a. soziale Netzwerke sein, die diese Daten nach dem Upload zu Zwecken der netzwerkweiten Darstellung gegebenenfalls auf Servern in Drittländern speichern.
Ihre Rechte
Hier finden Sie Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Einzelheiten dazu ergeben sich aus den Artikeln 7, 15-22 und 77 DS-GVO. Sie können sich diesbezüglich an die verantwortliche Stelle oder den Datenschutzbeauftragten wenden.
- Recht auf Widerruf Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 S. 1 DS-GVO
Sie können eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird davon jedoch nicht berührt. - Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie betreffen. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere Informationen, z.B. die Verarbeitungszwecke, die Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten, die Empfänger und die geplante Dauer der Speicherung bzw. die Kriterien für die Festlegung der Dauer. - Recht auf Berichtigung und Vervollständigung nach Art. 16 DS-GVO
Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen. - Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DS-GVO
Sie haben ein Recht zur Löschung, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihre Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind, sie Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung widerrufen haben oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO
Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, z.B. wenn Sie der Meinung sind, die personenbezogenen Daten seien unrichtig. - Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie haben das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung bestimmter Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Im Falle von Direktwerbung haben Sie als betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. - Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DS-GVO
Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, außer in den in Art. 22 DS-GVO erwähnten Ausnahmetatbeständen.Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidungsfindung findet nicht statt. - Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO
Außerdem können Sie jederzeit Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen, beispielsweise wenn Sie der Meinung sind, dass die Datenverarbeitung nicht im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorschriften steht.
Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten für die Zukunft einzulegen. Die Einwilligung kann auch auf einzelne Daten bezogen widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die aufgrund der Einwilligung in dem Zeitraum bis zum Widerruf erfolgt ist, nicht berührt. Wir löschen und verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen. Soweit die Einwilligung nicht widerrufen wird, gilt sie zeitlich unbeschränkt. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir jedoch, den Widerruf per Post oder E-Mail an unsere verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechtes zu senden.
Bitte beachten Sie hierbei jedoch, dass dies keine endgültige Löschung aus dem Internet umfassen kann, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass sich die Dateien z. B. in temporären Speichern oder Screenshots von Dritten befinden.
Erforderlichkeit Der Bereitstellung Personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für vorvertragliche Maßnahmen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.